La gestion des stocks

La gestion des stocks de produits est une des opérations les plus compliquées dans notre magasin. Même si les salariés peuvent s’appuyer sur un logiciel très pointu, il faut faire avec les aléas des saisonnalités, des ruptures de stock chez les fournisseurs et, pour partie avec les erreurs commises quelquefois par les salariés, mais surtout par nous tous, notamment lors du réassort. L’équipe des salariés nous propose quelques pistes d’amélioration.

Comment ça fonctionne ?

Le système informatique compile chaque semaine le nombre d’articles vendus et peut ainsi faire une moyenne de ventes par semaine. En général, la moyenne hebdomadaire est faite sur les 6 dernières semaines. Chaque fois qu’un produit passe en caisse, il est déduit informatiquement du stock. Le stock de chaque article est donc accessible en temps réel. Lorsque les salariés passent une commande, ils ajustent la commande pour tenir jusqu’à la livraison suivante (7 jours, 8 jours, 9 jours, etc.). Lorsqu’il s’agit de produits secs, ils ajoutent une semaine de marge. Pour les produits frais, 2 ou 3 jours sauf pour les produits ayant une DLC très courte. Ensuite, ils passent en revue la commande ligne par ligne pour ajuster si nécessaire.

Les causes

Dans 44 % des cas, il s’agit d’une rupture due aux fournisseurs ou un retard de livraison. Si vous avez déjà eu la tâche d’effectuer le croisement d’une commande et d’un bon de livraison, vous avez pu constater qu’il y a toujours un certain nombre de produits commandés qui ne sont pas livrés. Les articles commandés en rupture sont signalés sur le bon de livraison, soit avec un zéro au bout de la ligne de l’article, soit par une liste des articles non livrés à la fin du bon. Il existe donc plusieurs façons de se rendre compte de la quantité parfois importante d’articles non livrés.

Dans 4% des cas, la rupture est liée à une action ou à un manque d’action des salariés :

• un article a été arrêté par le fabricant ou n’est plus distribué par le grossiste. Lorsqu’il a l’information, le salarié décoche une case “peut être acheté” dans le système informatique, mais ne va pas forcément enlever l’étiquette en rayon, car il reste encore des produits à vendre ou parce qu’il doit effectuer une autre tâche plus urgente. Lorsque le dernier article est finalement vendu, l’étiquette reste en rayon ce qui donne en effet l’impression d’un produit en rupture ;
• un article est en rupture chez un fournisseur et le salarié n’en n’est pas averti au préalable.Les coopérateurs vont reporter leur achat sur un article similaire d’une autre marque qui, en conséquence, va se vendre beaucoup plus vite qu’habituellement et donc potentiellement être en rupture rapidement ;
• la commande n’a pas été faite à temps ou la commande a été préparée mais pas envoyée ou la commande a été envoyée mais jamais reçue ;
• les variations de consommations en fonction des saisons, des périodes festives ou des vacances sont parfois difficiles à comprendre et à anticiper. Par exemple, les commandes d’amandes en vrac, de poudres d’amande, de beurre, sucre et de pâtes feuilletées ont été augmentées en janvier (galettes). Nous avons été en rupture de pâtes feuilletées la 1re semaine de janvier car nous n’avions pas assez augmenté les volumes de commande, mais comme cet article a une DLC courte, nous avions augmenté les volumes tout en restant prudents pour éviter les pertes ;
• il y a enfin le cas des produits qui se vendent peu : si nous vendons un article par semaine et qu’il en reste 4 en magasin, nous n’allons pas en commander pour la livraison suivante. Le hasard peut faire que cette semaine là, 4 articles sont vendus en deux jours et le produit tombe donc en rupture. Ceci est d’autant plus vrai pour les produits frais car nous ne voulons pas surcommander un produit qui se vend peu de peur d’occasionner des pertes. Les produits frais qui se vendent peu ont donc une chance supplémentaire de se retrouver en rupture.

Mais, il faut bien l’avouer, dans 52% des cas, cette rupture découle du mode de fonctionnement de La Louve, où 90% des tâches sont effectuées par des personnes qui viennent une fois toutes les 4 semaines. Il y a de nombreuses raisons qui peuvent amener un produit à ne pas se retrouver en rayon :

• lors du pointage d’une livraison, nous recevons le foie de morue hyposodé à la place du foie de morue classique. Les coopérateurs qui pointent ne s’en rendent pas compte et valident la bonne réception de l’article. Par la suite, l’article tombe en rupture mais il n’est pas commandé à la commande suivante puisque le système informatique nous indique que nous en avons en magasin. Et ceci continue jusqu’à ce que l’erreur soit détectée ;
• lors du rangement d’une livraison, les produits ne sont pas rangés à la bonne place en réserve les salariés passent plusieurs fois par semaine dans les réserves pour changer des cartons de place, et notamment transporter des cartons de la réserve 3 vers la 1 et inversement). A cause de ce mauvais rangement, les coopérateurs qui font le réassort ne trouvent pas le produit à remonter et le rayon reste vide ;
• lors du réassort, il arrive très souvent que les coopérateurs “ratent” des cartons : informations écrites dans une langue étrangère par exemple, mais aussi des raisons propres aux coopérateurs en question. Par exemple, dans les rayons frais, il arrive souvent qu’un article arrivé à 6h du matin ne soit toujours pas en rayon à 14h, ni parfois même, le lendemain ;
• pour les produits frais, si le réassort n’est pas fait dans le bon ordre, il arrive que les produits se périmant plus tard soient vendus en premier. Nous pouvons ainsi perdre des produits qui ont dépassé leur DLC et se retrouver avec un rayon vide.

Ces différents problèmes de réassort, et donc l’absence d’un produit plusieurs heures voire plusieurs jours par semaine, faussent les moyennes de ventes (puisque le produit ne peut pas être acheté) et faussent donc les commandes.

Lors des inventaires du lundi, si l’inventaire est mal fait, il peut également occasionner des erreurs de stocks qui peuvent aboutir à des ruptures

Les pistes d’amélioration

Pour les salariés

À la PSFC, le réassort est en grande partie coordonné par des salariés, ce qui facilite et optimise grandement les choses. Nous n’avons pas aujourd’hui assez de salariés pour que certains soient dédiés au réassort même si nous essayons d’aider les coopérateurs régulièrement, notamment les samedis et dimanches. À terme, nous aurons probablement des salariés aux côtés des coopérateurs pour le réassort.

Réorganisation des réserves pour rendre le réassort un peu plus facile : c’est prévu mais il ne sera jamais possible d’avoir une place dédiée à chaque produit en réserve. Cela restera toujours un peu compliqué même si ça peut être amélioré.

Optimiser la place de chaque article en rayon : il doit être possible de mettre au moins un peu plus d’un carton entier en rayon sinon il faut attendre que l’article soit en rupture pour qu’il soit réassorti. Il faut également prévoir plus de place pour les produits qui se vendent le plus. Ces améliorations sont prévues, il faut trouver le temps de les faire.

Supprimer les étiquettes des produits que nous ne commandons plus pour éviter aux coopérateurs de chercher des produits pour rien.

Pour les coopérateurs

Sauf information inverse, le réassort est toujours la tâche prioritaire, sans cesse à recommencer. Si l’équipe d’avant vous dit qu’elle a totalement réassorti un rayon, ça ne veut pas dire qu’il ne faut pas le refaire :

• nous recevons des livraisons de 6h du matin jusqu’en milieu d’après-midi, un produit qui n’était pas en réserve pour l’équipe d’avant l’est peut-être maintenant ;
• les produits se vendent (450 à 650 passages en caisse par jour). L’équipe d’avant n’avait peut-être pas la place de remettre un carton entier en rayon mais des produits ont été acheté et il y a maintenant la place ;
• l’équipe d’avant a pu rater des produits que vous allez trouver.

Toutes ces raisons sont encore plus vraies dans les rayons frais : fruits et légumes, fromages, yaourts, tofu, etc., poissons, viandes salades, etc. Le réassort de ces rayons doit être fait à chaque créneau.

Lors du réassort : partir de la réserve pour aller vers la surface de vente. C’est-à-dire, on regarde ce qu’il y a en réserve et on vérifie s’il y a de la place en rayon pour y mettre un carton entier. Ceci permet de détecter des cartons qui seraient rangés au mauvais endroit, de trouver des cartons que nous aurions reçus par erreur et qui ne seront pas découverts si le réassort est fait de la surface de vente vers la réserve (c’est-à-dire regarder ce qui manque en rayon et essayer de trouver le « bon » carton en réserve), de “rater” moins d’articles que nous avons en réserve (par exemple, il arrive souvent qu’un autre article soit placé devant l’étiquette d’un autre, qui va donc rester en réserve jusqu’à ce que les autres articles soient déplacés). Quand on a la référence d’un carton, il est assez rapide de faire le tour du rayon pour savoir si on en a besoin ou pas. Alors que si on cherche en bas un produit manquant en rayon, il faudrait faire le tour de TOUS les cartons pour éventuellement ne pas le trouver s’il est en rupture ou rangé dans le mauvais stock, et recommencer pour chaque produit manquant en haut…

Faire confiance aux salariés quand ils vous disent qu’un produit est présent en réserve, même si vous ne l’avez pas vu à la première recherche. Ils étaient là au créneau d’avant, lors de la livraison à 6h, hier, avant-hier, etc.

Garder en tête : à tout moment, il y a toujours des articles en réserve qui ne sont pas en rayon.