Pour limiter les nombreuses erreurs de caisse qui ont de graves conséquences sur le bon fonctionnement de notre coopérative, l’équipe salariée souhaite apporter quelques modifications dans le fonctionnement de ce poste clé.
De nouvelles procédures sont progressivement mises en place
- La formation : Depuis l’été 2023, des formations sont proposées pour les coopérateurs souhaitant réaliser leur service à la caisse. Elles permettent aussi aux anciens de se mettre à jour !.
Près de 400 personnes ont déjà été formées, elles ont découvert de nouvelles pratiques ainsi que les nombreux pièges à éviter.
Pour celles et ceux qui ont suivi cette formation, la mention « Caisse » est d’ores et déjà accolée à leur nom sur les feuilles de présence des services et les coordos doivent privilégier ces personnes pour ce poste.
A partir de janvier 2024, il faut impérativement avoir suivi cette formation pour pourvoir faire ses 3h de service en caisse.
- L’enregistrement : Les coordos notent sur la fiche de présence les membres en caisse, et la caisse sur laquelle ils font leur service. Il arrive que l’équipe compta n’arrive pas à résoudre un problème et qu’elle ait besoin de contacter le membre présent au poste de caisse pour en savoir plus et trouver une solution.
- La mise à jour de vos connaissances : celle-ci passe par la lecture systématique du Guide pour la tenue de caisse avant de commencer votre service. Ce guide est présent dans chaque placard de caisse. Il est mis à jour régulièrement et il vous sera d’un précieux secours !
Des mises à jour sont faites régulièrement, au besoin. N’hésitez pas à le consulter lors d’un moment calme au cours de votre service.
Vous pouvez également consulter Le guide pour la tenue de caisse en ligne sur l’espace membres.
ATTENTION :
- D’une part, la participation à la formation caisse n’implique pas automatiquement la qualification à ce poste, si les bases ne sont pas acquises.
- D’autre part, nous nous sommes rendus compte au cours des semaines passées que certaines personnes qualifiés « Caisse » faisaient encore de nombreuses erreurs ou ne respectaient pas les consignes.
L’équipe salariée se donne donc la possibilité de déqualifier les membres concernés qui ne respectent pas les consignes de la formation
Si vous n’avez pas pu y assister, il est recommandé d’avoir déjà effectué plusieurs services autonomes en caisse et de maîtriser les bases (toujours regarder l’écran, rechercher un article inconnu, annuler un paiement, valider un paiement par chèque, ne jamais taper le montant sur le TPE, etc…).
Vous souhaitez faire vos services en caisse mais ne l’avez jamais fait ?
Parlez-en au coordinateur d’équipe. lors de votre service ! Si vous êtes suffisamment de coopérateurs inscrits au même service, vous serez mis en binôme avec une personne déjà formée en caisse pour découvrir les bases. Après 2 ou 3 services en toute autonomie, vous pourrez vous inscrire à une session de formation caisse pour en apprendre les points de vigilance.
Voilà le lien pour vous inscrire à ces formations.
Rappel des problèmes fréquents et des enjeux pour la coopérative
1/ Du travail pour les salariés, tant à la compta…
Toutes les erreurs de caisse génèrent du travail supplémentaire pour Martin, salarié comptable de la Louve, et pour l’équipe de bénévoles qui l’aide.
Quelques exemples :
- Lorsqu’un article est passé en caisse plus de fois que nécessaire, le coopérateur-acheteur doit être remboursé sous forme d’avoirs. Martin passe ainsi environ 2h dans la semaine à saisir ces avoirs.
- Toutes les erreurs d’enregistrement en caisse nécessitent de passer des écritures comptables de correction : montants faux saisis directement sur le TPE, paiements enregistrés en CB plutôt qu’en chèque, etc…
2/ …qu’aux achats, à cause des erreurs de stock
Lorsqu’un caissier passe en caisse la mauvaise quantité d’un produit, cette erreur se répercute immédiatement dans les stocks informatiques. Par conséquent, les commandes suivantes passées aux fournisseurs se basent sur des stocks erronés et la quantité de produits livrée ne sera pas adaptée (entraînant un risque de pertes à cause d’un surplus ou de rupture à cause d’un manque de commande).
Rappelons qu’un produit n’est déduit du stock informatique que lorsqu’il est passé en caisse, et après validation du paiement.
3/ Pertes et vols
Tous les articles non passés en caisse sont une perte sèche pour la Louve. Les écarts importants constatés sur les produits du rayon vrac liquide (pour les contenants, ou les différents liquides vendus en vrac) laissent à penser que ces erreurs sont fréquentes et sont souvent dues au manque d’attention de la personne en caisse.
Par ailleurs, les nombreux écarts relevés lors des inventaires continuent de prouver l’existence de nombreux vols. La vigilance au poste de caisse est donc primordiale et, dans la mesure du possible, il est bienvenu de vérifier les sacs des coops au moment du passage en caisse. Les membres-acheteurs n’ont pas tous le réflexe de le présenter spontanément.
4/ Du temps pour les salarié·es
Sachez que l’équipe salariée préfère être sollicitée pour toute question, ou difficulté en caisse plutôt que d’avoir à résoudre des problèmes plus graves engendrés par les bidouilles individuelles.. Mises bout-à-bout, les petites erreurs nécessitant réparation par un·e salarié·e représentent beaucoup de temps !
Merci pour votre compréhension.