Le comité Ordre du jour réunit les sujets à discuter et les propositions faites par les coopérateurs et aide ces derniers à rassembler tous les éléments nécessaires pour alimenter le débat et éclairer la décision de l’assemblée. Le comité ne peut exclure aucun sujet ni proposition pour l’ordre du jour.
Par ailleurs le comité ordre du jour a également pour mission l’organisation et l’animation de l’ensemble des assemblées générales. Pour ce faire, il collabore avec d’autres comités (logistique, gestion des membres, accueil…) pour mettre en place la réservation des lieux, l’accueil des membres et toute la logistique nécessaire.
Le comité ordre du jour choisit parmi ses membres et pour chaque réunion le président de séance et les secrétaires.
Le président de séance
Le président de séance, avec l’aide du comité Gestion des membres, veille à ce que seules les personnes autorisées à assister à la séance y soient présentes. Pendant la réunion il s’assure du respect du programme et anime la réunion de manière impartiale en suivant l’ordre du jour.
Les secrétaires de séance
Ils assistent le président de séance, notamment en inscrivant les demandes de prise de parole. Ils prennent note de toutes les décisions, votes et amendements proposés par l’assemblée générale. Ils rédigent le compte rendu de l’assemblée générale qui servira de base au procès-verbal.
Aucun membre du comité ordre du jour ne peut exercer la fonction de président ou secrétaire de séance s’il y a risque de conflit d’intérêt avec une proposition de l’ordre du jour.
Le comité ordre du jour se réunit chaque mois à la coopérative. Il peut être contacté par mail : comiteodj@cooplalouve.fr
Les membres du comité s’obligent à connaître et maîtriser les procédures prévues dans le Guide des procédures d’animation des assemblées générales, ainsi qu’à être présents aux réunions mensuelles et à au moins 3 réunions de l’assemblée générale par an.