Gestion des pertes

Dans un magasin alimentaire, les pertes de marchandises représentent un enjeu majeur à plusieurs niveaux :  

• le risque financier que cela engendre, a fortiori dans un modèle comme le nôtre où le taux de majoration est le plus bas possible, uniquement destiné à assumer les charges financières. Il est donc très important de pouvoir les identifier ; 
• le gaspillage de ressources que cela représente ; 
• l’insoutenable incohérence que représente le fait de jeter des aliments tandis que des personnes en ont besoin pour vivre et en feraient bon usage. 

C’est pourquoi des stratégies et des solutions sont mises en œuvre dans notre coopérative afin de les identifier, les minimiser et d’en atténuer leurs effets. 

 

Les pertes  

 

Les pertes peuvent être de différentes natures 

• La casse, Il appartient à chacun de faire attention pour éviter les chutes de bouteilles, de yaourts, de graines de muesli dans le rayon vrac…. 
• Les avaries (produits moisis, couleur ou odeur inappropriée, présence d’insectes…) Le produit est passé en perte et une réclamation est éventuellement faite auprès du fournisseur. 
•  Les vols, difficilement quantifiables pour le moment, mais récurrents pour certains articles très tentants. 
• Les oublis de paiement, certains articles sont tout petits et peuvent être oubliés dans le sac du coopérateur au moment du paiement. Pour éviter cela, nous demandons aux membres de laisser leurs sacs à l’entrée du magasin et, en cas d’impossibilité, de présenter leur sac au caissier. Il peut arriver aussi que certains articles ne soient pas scannés en caisse, par inadvertance.  
• Les erreurs d’étiquetage, certains produits peuvent être mal étiquetés au moment du conditionnement par des coopérateurs (ex. : bananes séchées étiquetées comme des chips de bananes, moins chères). D’autre part, au rayon fruits et légumes ou au rayon vrac, la pesée souffre régulièrement d’erreurs de code PLU, ce qui peut amener à réduire le choix des produits pour éviter les erreurs (ex. : choix de la qualité Espagne ou Italie pour les amandes en vrac).
• Les péremptions (dépassement des DLC) sont l’objet de la plus grande attention de la part des salariés et des coopérateurs en service (en effet, les équipes du matin parcourent les rayons frais pour signaler les articles proches de leur DLC.)  
• Les ruptures de la chaine du froid peuvent entrainer des pertes importantes. Le froid est sous surveillance constante aussi bien à la sortie des camions de livraison que dans les chambres froides puis dans les rayons. Une alarme et un historique permettent la traçabilité et la prévention de tout risque. 

Pour passer leurs commandes, les salariés utilisent, sauf pour les fruits et légumes, le logiciel de gestion Odoo. Ainsi, les commandes sont faites sur la base des ventes des 6 dernières semaines ainsi que par anticipation des événements particuliers comme les vacances, les jours fériés, les changements de saisons, la météo.… Pour les produits frais comme le pain, les fruits et légumes, les viandes… elles sont aussi le fait d’une observation au quotidien. Malgré cela, il y aura toujours une part d’invendus.  

 

Les solutions adoptées à la Louve pour limiter les pertes 

 

La gestion des stocks. Afin d’éviter le problème des pertes, les salariés essayent de faire leurs commandes au plus juste. Ils veillent également au bon rangement des réserves et des chambres froides afin que les produits aux DLC les plus courtes soient réassortis en priorité. Ils sont également vigilants au réassort pour que la rotation des stocks et la mise en rayon à la Louve soit optimale. 

L’information sur les produits à saisir. Par les petites étiquettes jaunes qui permettent d’alerter sur les produits dont la DLC arrive à échéance, par les réseaux sociaux en cas de très grand nombre (forum, Facebook, …). Ces informations évitent en partie des pertes financières pour la Louve ou un gâchis de produits qui parfois manquent de visibilité ou n’ont pas suscité l’intérêt.

Les offres de réduction. Solution utilisée de manière exceptionnelle. Celle-ci, si elle était « automatique », pousserait une partie des coopérateurs à les attendre, ce qui obligerait les salariés à augmenter le coefficient de perte, donc à augmenter le prix du produit, ce qui engendrerait une attente de l’offre de réduction et ainsi de suite… un cercle vicieux qui n’est pas acceptable sur le principe. De plus, pour rappel, une marge fixe de 20% est appliquée sur chaque produit, ce qui est faible. La Louve ne peut pas se permettre d’appliquer des réductions et de vendre à perte. 

Par ailleurs, cette solution est rarement utilisée car elle nécessite du temps salarié pour sa mise en place et son suivi. Enfin, faire des promos pour que certains articles se vendent vite, risque de fausser les statistiques de vente des articles concernés. 

 

Les solutions adoptées à la Louve pour compenser les pertes 

 

Le don aux associations : La Louve donne régulièrement des produits à des associations (en ce moment, essentiellement l’association des Brigades de solidarité car celle-ci cuisine tous les jours). C’est notamment le cas des fruits ou légumes qui ne peuvent plus être vendus mais qui restent consommables. À noter qu’il n’est pas toujours possible de donner les invendus aux associations. Leurs contraintes peuvent être importantes pour des produits comme les viandes par exemple : elles doivent être prévenues en avance en début de journée ; être disponibles (vacances, week-end…) ; être équipées et être dans les règles concernant l’hygiène et la chaine du froid (absence pour certaines de transports frigorifiques…). Par ailleurs, nos volumes de perte étant relativement faibles, nous avons dû renoncer à certains partenariats, car les volumes de dons étaient trop insignifiants pour les associations.

Lire l’article sur La deuxième vie de nos invendus.

Les facteurs de perte. Pour certains articles, qui sont particulièrement sensibles aux pertes (ex : fruits et légumes), La Louve applique un coefficient de perte. Il s’applique en plus de la marge de 20%, intégrée au prix de chaque produit, et est compris entre 1% et 5%. Plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un facteur de perte. Elles sont mentionnées plus haut, mais pour rappel en voici les principales :

• La qualité périssable du produit : c’est le cas pour le pain, les fruits et légumes et certains produits frais comme la viande ;
• les vols. Certains rayons sont davantage victimes du vol que les autres : les bières, les chocolats et les confiseries, les culottes de règles ;
• les chutes en rayon : c’est le cas du rayon vrac.  

 Pour vous y retrouver dans les termes techniques entre les facteurs de perte, le taux de marge, la marge commerciale brute, etc., rendez-vous dans la rubrique Les finances.

 

Cas particuliers, des articles les plus sensibles… 

 

Le rayon pain

Quelques aléas peuvent expliquer les pertes dans ce rayon.  

• Une durée de vente limitée  

Le pain est un aliment qui se vend frais : il doit être vendu dans la journée et le jour qui suit sa livraison. Les flûtes et baguettes ne sont vendus que le jour où elles sont livrées. Les autres pains sont vendus le jour de livraison et le jour suivant. Pour limiter les pertes financières et le gaspillage, le pain restant éventuellement le 3e jour est vendu à 2€.  

Parfois, le pain arrive tard dans la matinée, ce qui réduit davantage la durée de vente… 

• Une production artisanale 

La production de pain n’étant pas industrielle, l’aspect du pain peut varier. Il suffit que le pain soit livré un jour un peu trop cuit ou pas assez levé pour qu’il se vende moins bien.  

Comme il est livré frais, il arrive encore chaud à la coopérative et peut se retrouver parfois un peu écrasé par le transport.  

• Des ventes très variables 

Le niveau des ventes varie en fonction des saisons, des périodes de l’année (vacances, fêtes, jours fériés…), de la météo, ou d’évènements exceptionnels (grève des transports par exemple). Comme la durée de vente est très courte, le pain subit d’autant plus les conséquences de la baisse des ventes due à des aléas ponctuels de fréquentation. 

Un inventaire du pain restant en rayon est fait chaque matin. Un autre est fait en début d’après-midi. Cela permet de mieux connaitre le rythme des ventes. Cependant, nous n’avons pas un historique de suivi des ventes de pain suffisant pour affiner les commandes autant que nous le souhaiterions, puisque la gamme de pains que nous avons en rayon n’est proposée que depuis décembre 2018. 

 

 Les fruits et légumes

Les fruits et légumes sont triés tout au long de leur passage à la Louve. A la réception, les salariés contrôlent leur qualité et peuvent décider d’en mettre une partie immédiatement au rebut. Dans ce cas, la coopérative est remboursée par le fournisseur, et peut éventuellement donner les produits aux associations.
En rayon, les membres doivent trier, tout au long de la journée, les produits qu’ils jugent non vendables. S’ils ont un doute, ils peuvent consulter les salariés. Les produits ainsi écartés sont, selon leur état, donnés à des associations (on les stocke dans un coin de la chambre froide 7 en attendant), ou mis directement dans le bac des déchets organiques dans le local poubelle.  

Le prix de certains produits en rayon est parfois diminué, afin d’accélérer les ventes avant un prochain arrivage, ou lissé (un prix moyen pondéré est appliqué à plusieurs produits du même type) afin de ne pas influer sur les ventes et donc fausser nos prévisions d’achat.  

Un coefficient de perte de 4% est appliqué sur les fruits et légumes, justifié par le caractère très périssable des articles de ce rayon.   

 

Les viandes

Les viandes font l’objet d’une attention particulière, du fait du coût important que peuvent représenter les pertes, et de la nature sensible du produit. Nous tentons donc de limiter les pertes au maximum, mais la nature de la commande et les DLC assez courtes pour certains produits ne facilitent pas la gestion des stocks. 

Les commandes de viande se font pour certaines par demi bêtes (ex : ½ bœuf chaque semaine, soit environ 250 à 350 kg). Affiner l’achat en fonction des ventes devient alors difficile et il n’est possible d’affiner les commandes que dans les choix de découpes proposées par les ateliers, ces découpes étant elles même conditionnées par la structure de l’animal (un ½ bœuf n’a que 6 belles cotes). Les changements de saisons, les week-end fériés, les vacances, les variations climatiques, les évènements festifs …sont autant de facteurs qui influencent significativement les achats (30 kg de bourguignon livrés à partir de fin avril peuvent parfois rester dans les rayons si le soleil a fait son apparition plus tôt que prévu !). Le salarié acheteur doit donc modifier les plans de découpes dans la mesure du possible pour permettre une livraison en fonction des changements de consommation. 

Les pertes et les solutions peuvent être de plusieurs nature : 

• Les produits périmés. Les DLC sont vérifiées chaque matin en rayon, ainsi que lors du réassort. Peu de produits échappent à ces vérifications. Les petites étiquettes jaunes indiquant la péremption imminente du produit sont là pour suggérer aux consommateurs d’éviter la perte.
• Les produits dont le sous-vide est déchiré ou abimés. Les vérifications des produits sont effectuées à la réception lors de l’étiquetage, au réassort des rayons, puis de manière plus informelle par l’acheteur lui-même et la personne en caisse. Les produits ayant perdu leur sous vide sont jetés s’ils ne sont pas vendus sous 2 jours. Tous les produits sortis doivent être apportés à un salarié. Les problèmes techniques de rupture de la chaine du froid sont très surveillés.