Nombreux sont les coopérateurs à vouloir ce poste à chaque début de service. Il est vrai que c’est un poste agréable : on y voit du monde, on y découvre des produits, le temps y passe vite… C’est néanmoins un poste important dont il ne faut pas négliger les enjeux.
Petit état des lieux des problèmes fréquents et des enjeux pour la coopérative.
1/ Du travail pour la compta
Toutes les erreurs de caisse génèrent du travail pour Martin, salarié comptable de la Louve, et pour l’équipe de bénévoles qui l’aide. Quelques exemples :
- La plupart des avoirs enregistrés par les salariés concernent des erreurs de caisse, avec des articles passés en caisse plus de fois que nécessaire. Martin passe ainsi environ 2h dans la semaine à saisir ces avoirs.
- Toutes les erreurs d’enregistrement en caisse nécessitent de passer des écritures comptables de correction : montants faux saisis directement sur le TPE, paiements enregistrés en CB plutôt qu’en chèque, etc…
2/ Du travail pour les salariés-acheteurs à cause des erreurs de stock
Lorsqu’un caissier passe en caisse la mauvaise quantité d’un produit, cette erreur se répercute immédiatement dans les stocks informatiques. Par conséquent, les commandes suivantes passées aux fournisseurs se basent sur des stocks erronés et la quantité de produits livrée ne sera pas adaptée (entraînant un risque de pertes à cause d’un surplus ou de rupture à cause d’un manque de commande).
Rappelons qu’un produit n’est déduit du stock informatique que lorsqu’il est passé en caisse, et après validation du paiement.
3/ Pertes et vols
Tous les articles non passés en caisse sont une perte sèche pour la Louve. Les écarts importants constatés dans le rayon vrac liquide (pour les contenants, ou les différents liquides vendus en vrac) laissent à penser que ces erreurs sont fréquentes.
Par ailleurs, les nombreux écarts relevés lors des inventaires continuent de prouver l’existence de nombreux vols. La vigilance du caissier est donc primordiale et, dans la mesure du possible, il est bienvenu de vérifier les sacs des coops au moment du passage en caisse.
4/ Du temps pour les salariés
Sachez que l’équipe salariée préfère être sollicitée pour toute question, problème, difficulté en caisse afin d’éviter les bidouilles individuelles entrainant des problèmes plus graves. Mises bout-à-bout, les petites erreurs nécessitant réparation par un salarié représentent beaucoup de temps !
Pour toutes ces raisons, l’équipe salariée propose quelques changements de fonctionnement relatifs à ce poste clé.
Tout au long de l’été, des formations sont proposées pour former davantage les caissiers, ou pour leur faire une piqûre de rappel. Voilà le lien pour vous inscrire à ces formations. Puis, à partir de janvier 2024, il faudra impérativement avoir suivi cette formation pour pourvoir faire ses 3h de service au poste de caissier.
Qu’est-ce qui change à partir du mois de mai ?
- Les coordos noteront sur la fiche de présence les membres en caisse, et la caisse sur laquelle ils font leur service. Il arrive que l’équipe compta n’arrive pas à résoudre un problème et qu’elle ait besoin de contacter le membre présent au poste de caisse pour en savoir plus et trouver une solution.
- Les caissiers seront invités à relire systématiquement la fiche de poste de caisse au début de leur créneau (cette fiche plastifiée disponible à chaque caisse rappelle les consignes essentielles à connaitre sur le poste).
Merci pour votre compréhension.