Quand on sait qu’on va manquer un seul service, il faut organiser à l’avance un échange avec un autre membre. C’est une excellente manière :
- d’éviter de devoir faire des rattrapages ;
- de permettre à la coopérative de toujours disposer d’un nombre suffisant de coopérateurs dans chaque équipe pour effectuer le service attendu.
On peut trouver d’autres membres à la recherche d’un échange soit sur un tableau à l’entrée du supermarché, soit en ligne sur l’Espace membres. Si on n’arrive pas à trouver un remplaçant, il faut contacter son coordinateur d’équipe pour voir avec lui comment procéder. Le Bureau des membres n’intervient pas dans l’organisation des échanges.
Lorsqu’il vient faire un service dans le cadre d’un échange, le remplaçant doit inscrire son propre nom et numéro de membre sur la feuille de présence, à côté du nom de la personne qu’il remplace (la personne habituellement membre de l’équipe). En effet, c’est le membre programmé pour un créneau horaire donné – et non son remplaçant – qui sera crédité pour le créneau.
C’est pourquoi il est très important que chaque membre concerné par un échange :
- veille à la réalisation effective de son remplacement par le coopérateur avec lequel il s’est mis d’accord pour l’échange ;
- conserve les coordonnées de ce dernier : dans le cas où un des membres n’assure pas sa part de l’échange, ces coordonnées sont indispensables pour que le Bureau des membres puisse intervenir et faire en sorte que la bonne personne soit créditée du service ; celle qui n’a pas rempli son engagement devra deux rattrapages.
En cas de problème, le Bureau des membres conserve les feuilles de présence où sont notifiés les remplacements.