Le quart d’heure de transition

Les services à La Louve se chevauchent toute la journée. Par exemple, le premier service se termine à 8h15, mais le suivant débute à 8h pile. Ce quart d’heure de chevauchement est très utile, et permet de fluidifier le fonctionnement du magasin et la participation des équipes grâce à une transmission des infos et des tâches entre les bénévoles.

A quoi sert-il exactement ?

• Il permet à l’équipe qui arrive de s’organiser et de se répartir les tâches sans que des postes indispensables soient laissés vacants par les coopérateurs précédents déjà en train de faire leurs courses.
• Il permet également à l’équipe qui termine de transmettre des informations à ceux qui arrivent.

Ce quart d’heure est particulièrement important entre les équipes de 6h-8h15 et celle de 8h-11h. Il arrive souvent que nous recevions une ou plusieurs livraisons à 7h30, 7h45, voire 8h. Rester jusqu’à 8h15 et travailler en parallèle à l’équipe de 8h pendant 10-15 minutes peut nous faire gagner un temps précieux, notamment sur les livraisons de fruits et légumes. En effet, les équipes de 6h sont nombreuses, et habituées à ces livraisons. Ainsi, l’équipe de 6h peut parfois faire en 15 minutes, ce que l’équipe suivante va peut-être mettre 45 minutes à faire si l’équipe d’avant est partie à 8h, à cause d’un effectif réduit et d’une moins grande habitude de ce genre de tâches.

De même avec les équipes de 6h qui peuvent ne pas avoir fini de pointer les palettes à 8h. En restant jusqu’à 8h15, les membres de l’équipe de 6h peuvent expliquer à la relève les problèmes qu’ils ont rencontrés, les produits qu’ils pensent avoir en plus ou en moins, leur méthodologie (s’il ne reste que quelques colis à pointer, autant finir et rapporter le bon de livraison au salarié référent et laisser le soin à l’équipe suivante de ranger en réserve.)

Autre exemple, si vous êtes en caisse en début de soirée, à 19h, que votre équipe utilise trois caisses et qu’il y a une file d’attente. Si trois personnes arrivent pour vous remplacer, l’idéal est que ces trois personnes s’installent à d’autres caisses et que vous fonctionnez tous en même temps pendant le quart d’heure de transition afin d’essayer de faire passer tout le monde dans la file d’attente.

Comment s’organise-t-il ?

Pour que la « superposition » des équipes se passe au mieux, les coordos peuvent se répartir les actions afin que les membres se succèdent sur les différentes tâches efficacement. Il est indispensable qu’au moins un des coordos soit présent 5 à 10 minutes avant le début du service. Un petit exemple avec le créneau 13h30-16h30.

Un peu avant le début du créneau (13h25)

• Un des coordos de l’équipe entrante échange avec un des coordos de l’équipe sortante pour savoir ce qu’ils ont fait, ce qu’il y aura à faire et autres infos utiles.
• Il est si besoin briefé par un salarié si d’autres tâches attendent l’équipe.
• L’autre coordo est au bureau d’équipe, pour accueillir les membres et s’assurer qu’ils s’inscrivent sur la feuille de présence.

Au démarrage du créneau (13h30)

• Un des coordos indique ce qu’il va y avoir à faire durant le créneau et s’assure de la bonne répartition des tâches. Il va aussi s’informer de la présence éventuelle de nouveaux coops pour assurer leur bonne intégration à l’équipe. Il s’informe également de la présence de membres en rattrapage, en remplacement ou volants afin d’avoir une photographie complète de l’équipe en service.

Il peut être intéressant de séparer les feuilles des équipes entrantes et sortantes, pour éviter le gloubi-boulga de coops qui essaient de s’inscrire et signer en même temps sur la même table…

Une vingtaine de minutes avant la fin du créneau (16h10)

• Un des coordos se rend disponible pour échanger avec le coordo de l’équipe qui arrive. Faire ce point peut aussi être l’occasion de remplir la feuille de suivi des tâches par créneau.
• C’est également le moment où le coordo peut remplir la fiche de suivi ménage en cochant les différents nettoyages réalisés pendant le service.

Quand l’équipe suivante arrive (16h15)

• Un autre coordo peut alors aller « récupérer » les membres de l’équipe sortante, les réunir pour débriefer sur le créneau qui vient de s’écouler et s’assurer qu’ils signent bien la feuille de présence avant de partir. Ce débrief peut être rapide, mais il est important de réunir l’ensemble de l’équipe avant qu’elle ne s’éparpille pour faire ses courses…