La feuille de présence est un élément indispensable de notre vie de coopérateur. C’est elle qui témoigne des services que nous effectuons et donc de notre possibilité de faire des courses au supermarché. Cependant, nous ne la remplissons pas toujours correctement, surtout lorsqu’on fait un rattrapage ou un remplacement, voire un remplacement de rattrapage.
Ce sont des bénévoles et coopérateurs au bureau des membres (BDM) qui épluchent ensuite chaque feuille de présence pour enregistrer chacune de nos présences. Une feuille non correctement remplie, avec des omissions, des ratures, des erreurs, voire des éléments illisibles, est très difficilement exploitable et, dans le doute, on risque de ne pas comptabiliser notre présence alors que nous étions bel et bien là (c’est râlant, hein )… D’où l’importance de remplir correctement cette feuille de présence aussi bien pour le BDM que pour nous.
Voilà un petit topo récapitulatif pour nous aider à remplir correctement cette feuille de présence. N’oublions pas que le rôle des coordinateurs est prépondérant, car ce sont eux qui s’assurent que la feuille est correctement remplie. N’hésitons pas à leur demander si nous avons un doute ou un gros trou !
Je fais mon service en semaine ABCD
Avant de commencer mon service, je cherche mon nom sur la liste des membres programmés pour le service, et j’inscris mon numéro de coopérateur et mon nom/prénom sur la même ligne. À la fin du créneau, je signe à la fin de la ligne.
Je fais ma vacation (équipe volante)
Avant de commencer mon service, je cherche mon nom dans la partie « Vacations ». J’inscris mon numéro de coopérateur et mon nom/prénom sur la même ligne. À la fin du créneau, je signe à la fin de la ligne.
Je fais un rattrapage
Avant de commencer mon service, dans la partie « Rattrapages », j’inscris deux fois mon nom/prénom, mon numéro de coopérateur, ainsi que mon créneau habituel (jour/semaine ABCD/horaire du créneau). À la fin du service, je signe à la fin de la ligne.
Pour rappel : un rattrapage se fait obligatoirement APRÈS notre créneau habituel. Si, dans l’objectif de compenser une absence lors de notre futur service, nous nous présentons avant la date de ce créneau, notre présence ne sera pas comptabilisée (que nous ayons rempli correctement la feuille de présence ou non…). Le système informatique ne le permet pas encore.
Pour rappel (bis) : les volants s’inscrivent TOUJOURS en ligne sur leur espace membre, que cela soit pour un service ou un rattrapage (au plus tard, la veille avant 18h). Si je suis volant et que je viens faire un rattrapage sans m’inscrire (ce qui est la procédure pour les ABCD), ma présence ne sera pas comptabilisée.
Je fais un remplacement
- De service
Avant de commencer mon service, je cherche le nom de la personne que je remplace sur la liste des membres programmés pour le service. Je coche la case « remplacé » et j’inscris mon numéro de coopérateur et mon nom/prénom sur la même ligne. À la fin du créneau, je signe à la fin de la ligne.
- De rattrapage
Avant de commencer mon service, dans la partie « Rattrapages » dans la colonne « membre crédité », je note le nom et le numéro de coopérateur de la personne que je remplace (je pense donc à lui demander ces informations au préalable, lors de l’échange de créneau) dans la colonne « membre crédité », puis je note mon nom et mon numéro de coopérateur dans la colonne « membre présent ». À la fin du créneau, je signe à la fin de la ligne.
- De vacation
Avant de commencer mon service, je cherche le nom de la personne que je remplace dans la partie « Vacation ». Je coche la case « remplacé » et j’inscris mon numéro de coopérateur et mon nom/prénom sur la même ligne. À la fin du service, je signe à la fin de la ligne.
Je suis coordinateur
Je fournis un stylo bleu ou noir aux coopérateurs (le rouge sert de pointage à l’équipe du BDM) !
- Au début du service : je vérifie que tout le monde a rempli correctement la feuille.
- À la fin du service, je vérifie que tout le monde a bien signé après son nom.
- J’indique visiblement les membres qui sont absents ou en congés, et ceux qui sont remplacés. Si besoin, je note dans la dernière partie en bas de page toute demande d’extension, tout accord pour un seul rattrapage, ou toute autre information utile pour le BDM.
- Si un rattaché se présente pour faire son rattrapage, il est nécessaire de lui expliquer que cela n’est pas possible, notamment des raisons d’assurance.
- Si un volant s’inscrit manuellement sur une équipe complète et sans inscription au préalable, sa présence ne sera pas validée. Il faut l’orienter vers un salarié.
Pour rappel, le Bureau des membres est ouvert :
- le mardi de 13h30 à 16h
- du mercredi au vendredi de 13h30 à 20h
- le samedi de 10h à 16h
Téléphone : 01 86 95 91 90 / 06 25 39 56 50